4000 laptops ‘geruisloos’ vernieuwd!

Windows 7 wordt vanaf 2020 niet meer ondersteund. Dat betekent dat onze laptops niet meer veilig zijn. Om alles weer up-to-date te maken, krijgen alle laptops Windows 10. En dan hebben we het over bijna 4000 stuks! Het omwisselen van de laptops is nu ongeveer halverwege en er zijn praktisch alleen maar lovende woorden van de gebruikers over de overgang. Hoe krijgt IT&C dit voor elkaar?

1 Goede voorbereiding

Allereerst heeft IT&C de switch goed voorbereid. Er is van Windows 10 bekeken wat voor a.s.r.-gebruikers nuttig is om te hebben, zo zijn sommige applicaties eruit gehaald (je beginscherm thuis ziet er waarschijnlijk ‘voller’ uit). Ook zijn er aanpassingen gedaan zodat de laptops centraal beheerd kunnen worden én voldoen aan de veiligheidseisen van a.s.r. als financiële instelling. Daarna is er bij IT&C zelf eerst uitgebreid getest en is de oorspronkelijke lijst van 125 foutmeldingen grotendeels weggewerkt. Hierop stonden zaken als: bestanden die openden met een ander standaardprogramma, meldingen alsof je voor de 1e keer een programma opent, problemen bij inbellen. Veel zaken die minimaal lastig zijn voor een gebruiker zijn zo vooraf opgelost.

2 Samenwerking met business

Zodra een bedrijfsonderdeel aan de beurt is voor de switch, checkt deze eerst zelf welke applicaties niet meer gebruikt worden en sowieso weg kunnen. IT&C maakt vervolgenslijsten van wie welke applicaties gebruikt. Vervolgens wordt bijgehouden welke getest zijn, of ze werken of dat er nog iets aan gedaan moet worden. Een uitgebreide administratie zorgt zo voor overzicht. Ook hier geldt weer dat voordat een grote groep gebruikers overgaat, (praktisch) alle problemen al zijn getackeld. Een bijvangst van deze werkwijze: van de bijna 500 gebruikte applicaties bij a.s.r. kunnen er nu (na een jaar) 168 weg!

3 Strakke planning en goede ondersteuning

Als al deze voorbereidingen van de business en IT&C klaar zijn, kan de uitrol van de nieuwe laptops gaan beginnen. Elke laptop wordt op naam ‘ingespoeld’: er wordt gekeken welke applicaties op de laptop en in Provisior staan en die worden volledig automatisch op de nieuwe laptop gezet. Medewerkers krijgen vooraf informatie wat ze kunnen doen om zaken op het bureaublad veilig te stellen en schrijven zich zelf in op een bepaalde tijd om zonder wachttijd hun nieuwe laptop te halen. Mocht er toch iets mis zijn, dan is er een ‘floorwalker’ die kan helpen.

4 Slim hulpmiddel

Last, maar zeker niet least, is er een hulpmiddel dat intern is geïmplementeerd. UEM, dat staat voor User Environment Manager, zorgt ervoor dat alle instellingen van een gebruiker worden gekopieerd naar de nieuwe laptop. Denk hierbij aan loketten, favorieten, snelkoppelingen en dergelijke. Dat maakt dat de nieuwe laptop meteen werkt als je oude! En dat maakt dat IT&C heel veel positieve reacties krijgt op deze grote operatie.

En dan zijn we er nog niet…

Het omwisselen van de bijna 4000 laptops is nog niet alles. Er zijn ook nog ruim 1000 ‘virtuele machines’. Een deel hiervan (ongeveer 600) wordt gebruikt door medewerkers die met hun eigen laptop werken (BYOD) en door collega’s die thuis met zware programma’s moeten werken. Zij gaan voor het eind van het jaar centraal over op Windows 10. Hiervoor lopen nu pilots bij IT&C en Pensioenen. De overige virtuele machines worden op aanvraag vervangen. Het gaat hier onder andere om ontwikkelwerkplekken. Deze krijgen sinds begin juni een melding in beeld waarin gevraagd wordt de machine te laten vervangen. De eerste verzoeken om vervanging zijn inmiddels binnen.