a.s.r. verstuurt voortaan ook post aan Loyalis-klanten
a.s.r. en Loyalis hebben sinds 1 november het proces voor het versturen van post naar Loyalis-klanten anders ingericht. Voortaan worden de brieven niet meer door APG verstuurd maar door a.s.r. Tot grote tevredenheid van de betrokken Loyalis- en a.s.r.-collega’s is alles volgens plan verlopen. ‘Klanten hebben niets van de overgang gemerkt.’
Door Marleen Veldhuijzen
Myriam Kempen en Suzanne Deckers van Team Goal bij Loyalis en a.s.r.-collega’s Henno Mascini en Leo Pesch van IT&C Document Services zijn bij het project CarveOut betrokken om deze nieuwe brievenstroom te realiseren. Myriam: ‘Loyalis stuurt jaarlijks verschil lende soorten brieven naar klanten met een arbeidsongeschiktheidsverzekering (AOV). Het gaat bijvoorbeeld om een startbrief met bijbehorende polis, een bevestigingsbrief voor een uitkering of een verwerkte verzuimmelding. In totaal zijn er 80 verschillende formats die hiervoor worden gebruikt.’
‘De polisadministratie die verantwoordelijk is voor het opmaken en verzenden van deze brieven is ondergebracht in het systeem Lifetime’, vertelt Suzanne. ‘Dit systeem initieert de basisgegevens voor brieven die via een koppeling door APG werden gerealiseerd, geprint en verzonden naar de klanten. Maar omdat Loyalis sinds mei 2019 onderdeel is van a.s.r. moesten de taken van APG bij IT&C Document Services van a.s.r. worden ondergebracht.’
Henno: ‘De gegevens vanuit Lifetime moeten nu worden doorgegeven aan ons. Wij realiseren de daadwerkelijke brief en sturen deze naar de klant.’ Om zover te komen werd eerst onderzocht of Document Services overweg kon met het systeem van Loyalis. Leo: ‘Dat bleek gelukkig het geval waardoor we aan de slag konden met het bouwen van een outputapplicatie voor de verschillende soorten brieven. Loyalis heeft alles aan hun kant heel netjes gedocumenteerd waardoor de basis goed is. We wisten wat de lay-out van de brieven moet zijn en welke tekst erop moet.’ Suzanne vult aan: ‘Het allerbelangrijkst was om ervoor te zorgen dat de AOV-klanten niets van de overgang merkten. Iedereen moest de juiste post blijven ontvangen. En ook de deadline speelde een belangrijke rol. Alles moest voor 1 november gereed zijn. Dat is allemaal gelukt.’ Volgens Myriam is dat vooral te danken aan de samenwerking tussen beide teams. ‘We hebben aan het begin van dit traject persoonlijk kennis gemaakt. Dat zorgt ervoor dat je weet wie iemand is en daar gevoel bij hebt. Dat komt de samenwerking ten goede.’ Suzanne: ‘De afgelopen weken zijn er weer nieuwe brieven gemaakt en aanpassingen in bestaande brieven gedaan. Door de goede verstandhouding die we hebben opgebouwd tijdens bovengenoemd traject, zijn de lijntjes kort en dat werkt erg prettig.’
CarveOut
In 2019 heeft a.s.r. Loyalis overgenomen. Dit jaar zijn IT en processen van Loyalis ontvlochten uit APG en geïntegreerd in de systemen van a.s.r. Onderdeel van dit CarveOut-project was het anders inrichten van de postverzending naar Loyalis-klanten. Dit is op 1 november afgerond.