Jolanda Sappelli over de terugkeer naar kantoor
‘De reboarding is een lerend en organisch proces waarin we bijstellen als het nodig is’
Na de afgelopen anderhalf jaar waarin vooral werd thuisgewerkt, is het de vraag hoe de terugkeer naar kantoor eruit gaat zien. De kans daarop wordt met een aantal stappen voorwaarts en een paar terug steeds groter. Maar hoe dit wordt ingevuld bepalen de teams volgens Jolanda Sappelli grotendeels zelf. ‘Maak met je team afspraken over hoe jullie werken na corona vorm willen geven.’
Door Marleen Veldhuijzen
'Uit de resultaten van de eMood weten wij hoe medewerkers het toekomstig werken bij a.s.r. voor zich zien’, vertelt HR-directeur Jolanda Sappelli. ‘Ongeveer 6% van de collega’s vindt het prima om thuis te blijven werken en hoeft niet zo nodig naar kantoor, 5,5% van de medewerkers wil het liefst iedere dag naar kantoor en de rest zit daar tussenin. Dat betekent dat de grootste groep, bijna 90%, voor een vorm van hybride werken kiest. En dat is waar wij op inzetten. Het wordt een vorm van werken, thuis en op kantoor, waarbij je met je team op basis van de werkzaamheden die je moet uitvoeren bepaalt waar dat het beste kan.’
De invulling van deze vorm van werken zal veel van iedereen vragen. ‘Om dit in goede banen te leiden zijn er kaders voor de terugkeer opgesteld. Richtlijnen waar teams rekening mee moeten houden bij het maken van werkafspraken.
Het belangrijkste principe blijft dat de klantbehoefte centraal staat bij alle afspraken. Tijd- en plaatsonafhankelijk werken blijft de norm en vertrouwen is de basis. Het streven is dat iedere medewerker gemiddeld 2 dagen per week vanaf kantoor werkt.'
Om de 1,5 meter afstand te waarborgen zijn goede afspraken noodzakelijk. Omdat we het groene deel van kantoor hebben verhuurd is er ook geen ruimte om iedereen tegelijk op kantoor te ontvangen. Zelfs niet als de 1,5 meter afstand niet meer zou gelden. Dus iedereen moet weer even een modus vinden waarin we met elkaar prettig kunnen werken.’
‘Uit ervaring weten we dat de drukste dagen op kantoor maandagen, dinsdagen en donderdagen zijn. Zelf vergaderde ik voorheen altijd op maandag met mijn MT. Dit hebben we nu verplaatst naar de minder drukke vrijdag.
Waarschijnlijk ontmoeten we elkaar als dat weer kan zoveel mogelijk op kantoor, maar misschien ook wel eens op een andere plek, zoals bij een collega thuis. En natuurlijk kan het ook voorkomen dat een van de MT-leden via Teams deelneemt. We gaan nog met elkaar bespreken hoe we ons overleg precies gaan doen. Je kunt nu je kans grijpen om alles zo in te richten zoals jij en je team dat willen.’
Jolanda wil benadrukken dat het absoluut niet zo is dat iedereen verplicht 2 dagen per week naar kantoor moet komen. ‘Het is een richtlijn dus we gaan niemand onder druk zetten. We geven medewerkers altijd zelf de regie en tijd- en plaatsonafhankelijk werken is de basis. Niemand heeft deze situatie ooit eerder meegemaakt dus we zien het als een lerend en organisch proces, waarin we bijstellen als het nodig is. We zitten met z’n allen in deze nieuwe situatie en ook wij hebben de antwoorden niet. Als na een bepaalde periode blijkt dat de afspraken niet werken dan gaan de teams opnieuw met elkaar om tafel.’ Mochten er collega’s zijn die absoluut niet naar kantoor willen dan is het volgens Jolanda belangrijk om ook daarover het gesprek met elkaar aan te gaan. ‘Als werkgever moet je in alle redelijkheid kijken naar de beweegredenen van mensen om wel of niet naar kantoor te willen komen. Als mensen hier een heel persoonlijke reden voor hebben dan moeten we met elkaar kijken wat er aan de hand is. Maar ik geloof dat dit eerder uitzondering dan regel zal zijn.’
Na de zomer gaan tot en met december alle teams de teamworkshop Hybride samenwerken volgen waarin nieuwe werkafspraken worden gemaakt. Om leidinggevenden te ondersteunen in hybride leiding geven worden er tot eind september speciale workshops voor hen georganiseerd. Verderop in deze i.p. vertelt Manon van der Lely hier meer over.
‘Ik denk dat dit de toekomst is. Niemand gaat meer terug naar een situatie waarbij iedereen 5 dagen op kantoor werkt. Ik denk dat er wel wat grenzen gaan vervagen. Als je in Groningen woont dan is het in deze nieuwe situatie helemaal niet meer zo gek als je een baan in Rotterdam accepteert. Het brengt meer flexibiliteit.’
Jolanda heeft er ontzettend veel vertrouwen in dat de terugkeer naar kantoor goed zal verlopen. ‘Als je kijkt naar de wijze waarop we tot nu toe met de situatie omgaan, dan moet dat lukken. We zijn van het ene op het andere moment zonder noemenswaardige problemen volledig thuis gaan werken. We hebben als een van de weinige bedrijven collega’s met zorgtaken thuis de ruimte gegeven om een paar uur per dag af te schalen. Het resultaat is een hogere medewerkers-tevredenheid, hogere productiviteit en een lager verzuim. We kunnen de conclusie trekken dat als we vertrouwen geven aan onze medewerkers het goed komt. Een belangrijkere les hebben we de afgelopen periode niet geleerd. We hebben laten zien dat we het kunnen.’
Waarom workshops voor leidinggevenden en collega’s?
Manon van der Lely:
‘Hybride samenwerken vraagt echt veel aanpassing’
a.s.r. omarmde al bijna 10 jaar geleden als een van de eersten het tijd- en plaatsonafhankelijk werken. En stapte vorig jaar vrijwel rimpelloos over naar het werken op afstand. Maar dat betekent niet dat de volgende stap, het hybride werken, net zo makkelijk gaat. Manon van der Lely: ‘De transitie naar die hybride cultuur vraagt veel aanpassing. Daarom zijn we al gestart met workshops. Zowel voor leidinggevenden als voor teams.’
Door Hans Vos
Volgens Manon van der Lely van HR vraagt succesvol ‘reboarden’ naar hybride werken meer dan een verandering in werkstructuur en afspraken over wie waar werkt en wanneer. ‘Het gaat ook om een verandering in werkcultuur. Hoe blijven we verbonden met elkaar, wat vinden we belangrijk in de samenwerking, wat kan wel en wat kan niet? Het begint met werk- en gedragsafspraken maken met je team om uiteindelijk de hybride cultuur te krijgen. Dat zal voor iedereen een aanpassing zijn, die veel verder gaat dan af en toe naar kantoor en voor de rest een Teamsoverleg.’
Om succesvol hybride te werken is het belangrijk om iedereen mee te krijgen in dit veranderingsproces. ‘Daarom zijn we al begonnen met workshops voor leidinggevenden met de titel Van online teams naar succesvol hybride samenwerken. Dat zijn 2 workshops kort achter elkaar waarin we ingaan op het maken van afspraken met je team over hybride werken en hoe je ervoor zorgt dat iedereen zich aan die afspraken houdt. Daarnaast leren we de leidinggevenden de cruciale vaardigheden in hybride leidinggeven zoals: hoe zorg je voor een optimale verbinding en stuur je verschillende teamleden aan?’
In de afgelopen tijd zijn, volgens Manon, goede ervaringen opgedaan met thuiswerken. ‘Dus ga je jezelf de vraag stellen: wat zijn de dingen die
eventueel virtueel kunnen blijven omdat dat effectiever is? Door de verbeterde techniek en de vaardigheden die we hebben opgedaan, is het mogelijk om op een andere manier samen te werken, waarbij een deel van het team op kantoor is en een deel thuis. In dit reboardingverhaal willen we ons richten op: hoe krijg je de juiste structuur in het werk en wat wordt ons gedrag daarin? Dus bijvoorbeeld: hoe zorg je als je hybride vergadert dat de mensen thuis niet als behang gezien worden? Je krijgt een andere dynamiek. Leidinggevenden moeten vergaderingen aansturen met een deel van het team dat er niet fysiek is.’
Daar komen ook andere aspecten bij kijken. ‘Het is ook afhankelijk van de fase in een team. Van de individuen en de behoeftes van die individuen. Hoe je afspraken gaat maken. Bijvoorbeeld, als iemand 2 uur van a.s.r. woontis het minder effectief om die iedere week 2 dagen naar kantoor te laten komen. Een trainee wil wellicht 4 dagen naar kantoor omdat hij in zijn functie en in a.s.r. wil groeien, en voor een nieuwe medewerker geldt dat ook. Dat soort afspraken zijn wel van een andere orde dan: alles gaat voortaan via Teams of Piet heeft een thuiswerkdag.'
Het is ook belangrijk dat medewerkers zich committeren aan dit proces. ‘Daarom gaan we facilitators inzetten. Collega’s die teams gaan begeleiden. Die gaan we vanaf september trainen. Eigenlijk net zoals a.s.r. dat gedaan heeft bij de invoering van tijd- en plaatsonafhankelijk werken. De facilitator begeleidt het team inclusief leidinggevende. Doel van die bijeenkomsten is om alle deelnemers te horen en concrete werk- en gedragsafspraken te maken waar iedereen achter staat.’ Vast onderdeel van hybride werken is het overleg met collega’s die aanwezig zijn op kantoor en collega’s die deelnemen op afstand. ‘Dat vraagt om te beginnen aparte vaardigheden van degene die het leidt, maar ook van de mensen die vanuit huis aan de vergadering deelnemen. Daar komen trainingen voor. Een voor collega’s die veel vergaderingen leiden en een training voor iedereen met als titel: spat van het scherm. Want hoe breng je je boodschap krachtig over en hoe kun je online de lichaamstaal van de anderen lezen en erop inspelen? Uiteindelijk zal alles hopelijk leiden tot een succesvolle hybride cultuur en dan kun je het inderdaad lezen als: het nieuwe normaal.’
Manager Martin de Klijn over zijn ervaring met de training hybride samenwerken
‘Het heeft de dialoog wel scherper gemaakt’
‘Door de training Van online teams naar succesvol hybride samenwerken heb ik scherper gekregen welke dialoog ik moet voeren om de visie voor de komende maanden te bepalen.'
Door Hans Vos
'Voor mij als informatiemanager bij Leven en Pensioenen spelen eigenlijk 2 belangrijke afwegingen voor het hybride werken. Als eerste de persoonlijke situatie van de medewerker. Afhankelijk daarvan en het soort werk, kan de medewerker zelf bepalen waar en wanneer hij of zij het werk uitvoert. Daarnaast is de medewerker ook vaak onderdeel van een project- of scrumteam. Wil zo’n team goed functioneren dan moet een individueel teamlid zich voegen naar de afspraken die worden gemaakt in het team.
Als individu kan een medewerker prima bepalen waar hij het werk het beste kan uitvoeren. Dit hangt uiteraard af van het soort werk maar ook van de thuissituatie, de reistijd, de thuiswerktijd en de persoonlijke behoefte aan sociale contacten. Ik vind overigens wel dat medewerkers af en toe naar kantoor moeten komen, maar wil daar geen dagquotum aan verbinden.
Een team heeft regelmatig werkzaamheden of situaties waarbij het belangrijk is om fysiek bij elkaar te zijn. Voor een scrumteam kan dit gelden bij planningssessies en een retrospectieve. Maar ook als er nieuwe ideeën nodig zijn of het niet lekker loopt binnen een team, is het beter om elkaar fysiek te ontmoeten. Dat werkt veel beter dan op afstand. Natuurlijk is er over te praten als dat echt moeilijkheden geeft maar in principe is de beslissing van het team leidend.’
Mijn medewerkers werken vaak in multi-disciplinaire teams. Deze teams werken grotendeels autonoom. Ik ben ook niet voor alle projecten eindverantwoordelijk. Met mijn teammanagers kan ik over het regulier werk prima communiceren via Teams. Alleen als de samenwerking op een of ander manier niet goed loopt is er reden om op kantoor af te spreken. De workshop heeft dit allemaal voor mij inzichtelijk gemaakt.’