HR UPDATE
Door Jenny Schellekens
Robotcollega’s Mark en Bas besparen HR handmatig werk
Begin maart startte er een bijzondere nieuwe collega op de afdeling HR, robot Mark. Mark handelde in de eerste 6 weken van zijn ‘proeftijd’ al zo’n 448 onkostendeclaraties af. Inmiddels bespaart hij de HR-collega’s 20 uur per week aan handmatig werk. In mei volgde robotcollega Bas. Zijn specialisatie is archiveren.
HR maakt sinds 2019 werk van procesoptimalisatie via automatisering. Vooral via de ‘slimme’ aanvraagformulieren in de HR helpdesk, binnen HR ‘OPA-formulieren’ genoemd, wat staat voor Oracle Policy Automation. De OPA-formulieren en -processen zijn voorbeelden van robotgestuurde procesautomatisering (RPA). Daarnaast zet HR sinds kort robots in die menselijke handelingen nabootsen. Nick Dierx en Cindy van der Hoeven, die zich binnen HR bezighouden met het optimaliseren van HR-processen door middel van automatisering, vertellen meer over de ontwikkeling en inzet van robotcollega’s Mark en Bas.
Cindy van der Hoeven
Employee experience Cindy: ‘We zijn ongeveer een jaar geleden gestart met een uitgebreide inventarisatie van processen binnen de afdeling HR. Denk aan het aanvragen van een werkgeversverklaring, een contractverlenging en het afleggen van de eed of belofte. Van al die processen is bepaald hoeveel tijd deze vragen van HR-medewerkers, of en hoe ze geoptimaliseerd kunnen worden, maar ook wat de impact hiervan is op de employee experience. Wat merken medewerkers ervan en hoe belangrijk is dit voor ze? Daarna hebben we prioriteiten gesteld.’
Op de actielijst die daarop volgde, stonden een aantal nieuwe OPA-formulieren en een groot aantal updates. Daarnaast ging het team met Ciphix, een bedrijf waarmee a.s.r. samenwerkt op het gebied van RPA, aan het werk om gespecialiseerde robots te ontwikkelen voor het afhandelen van declaraties en het archiveren van stukken.
'Hi, ik ben Mark, je nieuwe digitale collega’ De start van de ontwikkeling van beide robots was een uitgebreide procesbeschrijving. Nick: ‘Zo kwamen we er bij de onkostendeclaraties achter dat het proces efficiënter kon als we de goedkeuringsflow iets zouden aanpassen. Dat hebben we meteen meegepakt. Na aanpassing van het OPA-formulier wordt nu 56 procent van de onkostendeclaraties automatisch verwerkt. Voor de overige 44 procent kijkt een HR-collega of de bewijsstukken overeenkomen met de gedeclareerde bedragen en vervolgens verwerkt robot Mark de declaratie.’
Niek Dierx
Mark werd binnen HR geïntroduceerd met een filmpje. ‘Hi, ik ben Mark, je nieuwe HR-collega. Ik help je met de uitvoering van repetitieve, administratieve en tijdsintensieve taken. Ik werk 7 dagen per week, 24 uur per dag. Ik bespaar hiermee 20 uur per week aan handmatig werk.’ Het succes van Mark leidde ertoe dat hij inmiddels gezelschap heeft gekregen van Bas, de archiveringsrobot. Nick: ‘Bij de ontwikkeling van Bas hebben we in grote lijnen hetzelfde gedaan als bij Mark. We hebben eerst alle mogelijke scenario’s onderzocht. Toen we uitkwamen op robotgestuurde procesautomatisering hebben we schermprints gemaakt van alle stappen in het proces die de robot zou moeten zetten. Vervolgens hebben we exact omschreven waar elk archiefstuk moest worden opgeslagen om de vertaaltabel te kunnen maken. Met onze input heeft Ciphix een ontwerp gemaakt voor Bas.’ De robot uit de mens halen Ook robot Bas is dol op repetitieve, tijdrovende en op regels gebaseerde taken. In zijn eerste 5 weken archiveerde hij maar liefst 14.000 tickets, en sloeg hiermee een enorm gat in de voorraad. Bas archiveert een ticket in 3 minuten, waar een HR-collega hier 8 minuten voor nodig heeft. Cindy: ‘Daarmee besparen we op jaarbasis 1116 uur aan handmatig repetitief werk. Kostbare tijd, die collega’s anders kunnen inzetten. Dat is ook de leus van onze partner Ciphix: “Wij halen de robot uit de mens”. Een ander, minstens zo belangrijk argument om robots in te zetten op dit soort taken is dat de datakwaliteit verbetert, want robots maken geen fouten. Dus wat ons betreft, mogen Bas en Mark blijven!’
Trainees bij a.s.r.
In september 2021 starten er 12 nieuwe trainees bij a.s.r., nadat het a.s.r.-traineeship vorig jaar door corona niet doorging. De lichting 2019 is inmiddels uitgestroomd. Na de zomer gaat HR ook weer werven voor nieuwe kandidaten voor het IT Talent Traineeship, dat op 1 januari van dit jaar startte met 5 deelnemers.
De 12 nieuwe deelnemers aan het a.s.r.-traineeship beginnen op 1 september bij Vermogensbeheer, Hypotheken, Leven & Pensioenen, Klantbeleving & Digitaal, GBSM, Schade, Zorg, Vastgoed en Inkomen. Marguerite Barsingerhorn, campus recruiter: ‘We zijn blij en trots dat we zoveel goeie nieuwe collega’s aan boord hebben gehaald. Mijn collega Xaressa van Berkel en ik hadden onszelf een zeer ambitieuze en strakke planning opgelegd. Binnen anderhalve week hebben wij ieder 26 eerste gesprekken gevoerd en in de 2 weken erna, zijn de 2e ronde gesprekken geweest met de mentor en dagelijkse begeleider van de trainee. Het proces is hierdoor heel efficiënt en snel doorlopen. Wat ons dit jaar opviel, is dat kandidaten heel specifiek voor a.s.r. gekozen hebben en ons vaak al langere tijd volgden. Met een aantal hebben we kennis gemaakt tijdens onze campus events, soms zelfs al 3 jaar geleden, dus ons zaaien wordt nu echt oogsten. Veel kandidaten zijn ook geïnteresseerd geraakt via onze campagnes. Onze positieve naamsbekendheid is inmiddels echt heel goed, en dat was enkele jaren geleden wel anders. Uiteraard helpt het ook dat we dit jaar Beste Werkgever van Nederland zijn geworden!’
Traineeship 2019 ten einde De trainees die op 1 september 2019 zijn gestart, zijn in de loop van dit jaar uitgestroomd. Susan Hoornweg, talentadviseur: ‘Zij hebben een bijzonder traineeship gehad: na een half jaar ging a.s.r. in lockdown en moesten ze het grootste deel van hun werk vanuit huis doen. En dat was even slikken: juist trainees willen een netwerk opbouwen, leren van collega’s en zichtbaar zijn. Maar ze hebben hun wendbaarheid en flexibiliteit laten zien en mede dankzij de fijne samenwerking met de business en de mentoren hebben zij inmiddels een nieuwe plek gevonden.’ Doordat er vooral vanuit huis werd gewerkt moest het traineeprogramma flink aangepast worden. ‘Trainingen vonden online plaats, we moesten coachen op afstand en natuurlijk werd er ook online geborreld. Maar de trainees hebben het traject uiteindelijk goed gewaardeerd.’
Werving IT Talent Traineeship 2022
Na de zomer start HR weer met de werving voor het IT Talent Traineeship, dat op 1 januari 2021 is gestart met 5 deelnemers. Dit programma duurt 2 jaar, maar er stromen geregeld nieuwe trainees in. De nieuwe lichting start op 1 januari 2022. Deelnemers aan het IT Talent Traineeship worden versneld opgeleid tot allround IT/Digital professionals. a.s.r. kweekt en behoudt zo eigen talent. Voor de werving is onder andere een promotievideo opgenomen, die via de social kanalen en www.werkenbijasr.nl zal worden ingezet. HR maakt ook weer gebruik van het netwerk van collega’s om dit interessante programma onder de aandacht te brengen. Houd hiervoor Infonet in de gaten.
Opnames van de promotievideo voor het IT Traineeship