a.s.r.-gedragscode:
de juiste dingen doen, om de juiste redenen
Door Sandra Meijer
Moet je jouw nevenactiviteit melden? En bij wie dan? Mag je op je eigen social media alles zeggen wat je wilt? Is die fles wijn als bedankje voor de samenwerking oké? Goede kans dat je niet alle antwoorden direct weet.
Het is niet erg als je niet direct alle antwoorden weet op deze vragen (de antwoorden staan rechtsonderin, red.), wat je wel moet weten is dat deze onderwerpen onderdeel uitmaken van de a.s.r.-gedragscode. De gedragsregels daarin zijn de leidraad voor je handelen, samen met je eigen gezonde verstand (‘altijd zelf blijven nadenken’). En heb je een dilemma, dan kun je ook altijd terecht bij de collega’s van Compliance. Frithjof van Rems, manager Compliance en Kyon Soons, adviseur Ethiek leggen uit waarom de gedragscode belangrijk is.
Waarom is er een a.s.r.-gedragscode?
Frithjof: ‘Naast ieders eigen morele kompas is dit de leidraad voor het handelen van iedereen die bij of voor a.s.r. werkt. Het helpt je om je werk goed, zorgvuldig en integer te doen. De gedragscode schrijft voor hoe we met elkaar omgaan, hoe we onze klanten bedienen en hoe we verantwoordelijkheid nemen voor de omgeving waarin we werken en leven. Je hoeft de code niet uit je hoofd te kennen, maar je hoort wel op de hoogte te zijn van de basisregels en te weten waar je aanvullende informatie kunt vinden of bij wie je kunt aankloppen bij vragen en twijfels.’
Kyon: ‘De meeste regels zijn vanzelfsprekend en zijn min of meer “standaardnormen en -waarden”. Maar als iedereen alleen handelt naar eigen ethiek of set van normen, loop je het risico op willekeur. En dan liggen integriteitsschendingen op de loer, omdat onderlinge afstemming en overeenstemming ontbreken. Een goede gedragscode neemt je mee in wat integer handelen betekent. Niet te algemeen, niet te specifiek.’
Kyon Soons
Frithjof van Rems
Het is geen afvinklijstje?
Kyon: ‘Zeker niet. Soms zijn situaties ook niet zwart-wit, maar bevind je je op grijs gebied. a.s.r. stimuleert je de dialoog aan te gaan. Maak je dilemma bespreekbaar. Ga bij twijfel naar je leidinggevende, je HR-adviseur of de compliance officer. En regels zijn belangrijk, maar je moet ook zelf blijven nadenken. Integer handelen betekent de juiste dingen doen om de juiste redenen.’
Wat vraagt de code van medewerkers?
Frithjof: ‘Iedereen bij a.s.r. heeft de eed of belofte afgelegd. Hiermee bevestig je dat je je houdt aan de a.s.r.-gedragscode en gedragsregels. Die zijn niet vrijblijvend. En ze gelden niet alleen van “9 tot 5”, a.s.r.-medewerker ben je ook buiten werktijd. Daarom is het belangrijk dat je bekend bent met de inhoud van de code. De code vraagt je om je doen en laten minimaal te laten voldoen aan deze set aan afspraken die we met elkaar maken.’ Kyon: ‘Een sterke (ethische) bedrijfscultuur creëer je samen door te weten wat op welk moment van je verwacht wordt en je houding en gedrag daar doorlopend op af te stemmen.’
Wat moet je doen als je vindt dat een collega zich niet houdt aan de a.s.r.-gedragscode?
Frithjof: ‘Spreek elkaar aan op ongewenst gedrag, ga de dialoog aan en durf dit met elkaar te bespreken. Ook is het belangrijk om ongewenst gedrag te melden. Dit kan bij de eerdergenoemde functionarissen. Maar het kan ook via Infonet. Het melden van incidenten is in het belang van ons allemaal. Het helpt ons te verbeteren. We moeten niet vergeten waarom we de eed of belofte ingevoerd hebben. Dat is juist om een integere/verantwoorde omgeving te creëren en te behouden.’
Hoe houd je de gedragsregels onder de aandacht van medewerkers?
Frithjof: ‘Er is continu aandacht voor de gedragsre-gels. Gedragsregels worden ook regelmatig aangescherpt. Je bent zelf verantwoordelijk om je kennis up-to-date te houden. Compliance ondersteunt hierbij. De komende maanden besteden we specifiek aandacht aan het thema “vermijden van belangenverstrengeling”, via i.p., Infonet en bijvoorbeeld Gamification. Zo houden we de regels uit de code levend.’
Antwoorden Wist jij de antwoorden op de vragen uit de inleiding? Nevenactiviteit: ja, jouw nevenactiviteit moet je vooraf melden bij je leidinggevende. Social media: je kunt verantwoordelijk worden gehouden als jouw online gedrag de reputatie van a.s.r. schaadt. In een volgend nummer van i.p. komen we met een praktijkvoorbeeld! Fles wijn: dit hangt af van de omstandigheden, sowieso altijd melden via het incentiveformulier.
De komende periode zal onder andere op Infonet en in Gamification meer aandacht zijn voor het basisprincipe ‘Vermijden van belangenverstrengeling’. In zijn algemeenheid is de regel: Wij vermijden elke situatie waarbij sprake kan zijn (of de schijn daarvan) van een tegenstrijdig belang tussen zakelijk en privé. In de code zijn de meest voorkomende onderwerpen op dit gebied nader uitgewerkt:
- aannemen of aanbieden van geschenken en uitnodigingen
- uitoefenen van nevenactiviteiten
- sponsoring en donatie
- corruptie en omkoping
- omgang met koersgevoelige informatie en privétransacties in financiële instrumenten
Wil jij je verdiepen in de gedragscode of meer weten over belangenverstrengeling, ga dan naar Infonet. Kies op de homepage in de linkerbalk voor Integriteit en JZ. Ga dan naar Compliance. Vanaf die pagina kun je naar alle relevante informatie toe.
7 basisprincipes De gedragscode bestaat uit 7 basisprincipes:
- Wij houden ons aan de wet en aan brancheafspraken
- Wij respecteren elkaar en zorgen voor een veilige en professionele werkomgeving
- Wij zetten het klantbelang centraal en handelen eerlijk en verantwoord
- Wij gaan zorgvuldig om met bedrijfsmiddelen en (persoons)gegevens
- Wij gaan zakelijk en zorgvuldig om met (social) media, internet en e-mail
- Wij vermijden belangenverstrengeling
- Wij investeren in het milieu, de medewerkers en maatschappij