a.s.r.-gedragscode, deel 5:

Blog, vlog of presentatie:

wat je doet, straalt ook af op a.s.r.

Door Sandra Meijer

Het is leuk om kennis en ervaringen te delen met anderen. Door bijvoorbeeld te bloggen, vloggen of door een artikel te schrijven. Maar ben je je bewust van de risico’s? Jouw uitlatingen, ook al doe je die als privépersoon, kunnen de reputatie van a.s.r. raken. Dat is iets om rekening mee te houden. a.s.r. verbiedt jou natuurlijk niet om actief te zijn, maar heeft hierover wel regels met je afgesproken in de a.s.r.-gedragscode. Mireille Bouw, Compliance: ‘We zetten een aantal uitgangspunten voor je op een rijtje en leggen ook uit waarom dit belangrijk is.’

Waarschijnlijk denk je dat jij je prima houdt aan de a.s.r.-gedragscode. Je kent de (meeste) regels en weet bijvoorbeeld dat je niet namens a.s.r. op social media uitlatingen moet doen. Maar ook als je privé iets meedeelt, kan dit leiden tot reputatieschade voor a.s.r. Niet iedereen is zich bewust van dit risico.

Daniëlle van de Giessen van Compliance: ‘a.s.r. kan in gesprek gaan met medewerkers over hun gedrag of uitspraken – ook online – die niet direct het werk bij a.s.r. betreffen, maar wel een impact op a.s.r. kunnen hebben. Ook als dit dus privé gebeurt. En dat betekent dat a.s.r. voorwaarden kan stellen aan bijvoorbeeld jouw blog, artikel en andere uitingen als die de belangen van a.s.r. raken. Daarom is het belangrijk dat je jouw activiteiten met je leidinggevende bespreekt. Bepaal samen de kaders en regels die op jouw specifieke situatie van toepassing zijn. En stem af met Compliance wanneer dit nodig is of als je ergens over twijfelt.’

Mireille Bouw (l) en Daniëlle van de Giessen

Mireille vult aan: ‘De mogelijkheden om jezelf te laten zien en horen, zijn bijna eindeloos. Facebook, LinkedIn, Instagram, podcast, blog, vlog, noem maar op. En dan hebben we het hier alleen nog maar over online zaken. Ook een artikel in een (vak)tijdschrift kan een groot bereik hebben. We zien een duidelijke trend dat meer medewerkers actief zijn op internet. Internet maakt alles vindbaar en zichtbaar en als eenmaal iets is geplaatst, dan is het niet of nauwelijks meer te verwijderen. Het is goed je dit van tevoren te realiseren. En ook het perspectief van a.s.r. hierin mee te wegen. Je wilt niet dat door jouw gedrag de reputatie van a.s.r. wordt geraakt.’

‘Duidelijke kaders zijn van belang. Die geven houvast en duidelijkheid waarbinnen medewerkers zich kunnen bewegen. Bedenk dat de regels ook gelden wanneer je een artikel op persoonlijke titel schrijft of wanneer je een presentatie geeft. En blijf sowieso altijd zelf nadenken, want niet alles is zwart of wit. Wil je meer weten over de kaders, lees dan de gedragscode nog eens en vergeet ook niet de social media code. Beide staan op Infonet.’

In de afgelopen edities van de i.p. is toegelicht waarom a.s.r. een gedragscode heeft. Er is ingegaan op het vermijden van belangenverstrengeling bij incentives, nevenactiviteiten, voorwetenschap en insiders. Dit is het laatste artikel in deze reeks. Hier gaat het over de risico’s van het bijhouden van een blog of vlog, een artikel of een scriptie, een presentatie buiten a.s.r. of soortgelijke uitingen.

Belangrijke uitgangspunten

Je wordt gezien als functionaris bij a.s.r. Zolang jij werkzaam bent bij of voor a.s.r. kunnen anderen (denk aan volgers, lezers, toehoorders) niet altijd onderscheid maken of je iets op persoonlijke titel schrijft of als functionaris van a.s.r. Wees je bewust dat jouw uiting gezien kan worden als de visie van a.s.r. Let erop dat je professioneel en respectvol blijft in je uitingen. Je gaat vertrouwelijk om met gegevens van a.s.r. Het is niet toegestaan om mededelingen te doen over vertrouwelijke informatie van a.s.r. Deze regel moet je ook naleven bij het schrijven van bijvoorbeeld een artikel of scriptie. Je bent je bewust van (schijn van) belangenverstrengeling en voorkomt reputatierisico voor a.s.r. Je mag de belangen van a.s.r. niet uit het oog verliezen. Uitlatingen ­ ook op persoonlijke titel ­ kunnen impact hebben op de reputatie van a.s.r. en kunnen ook effect hebben op jou als medewerker van a.s.r. Je gaat zakelijk en zorgvuldig om met (social) media, internet en e-mail. Spreek niet zelf namens a.s.r. Uitingen van of door a.s.r. worden altijd door a.s.r. zelf gedaan.

Enkele do’s en don’ts

Daniëlle heeft een paar voorbeelden, die kunnen helpen om duidelijk te krijgen wat wel en niet kan. ‘Belangrijkste is om altijd stil te staan bij de mogelijke gevolgen van wat je doet.’ Haar voorbeelden:

  • Vloggen over leuke wandelroutes in jouw omgeving is prima
  • Het promoten van een financiële dienstverlener door een link op te nemen in jouw blog is niet gewenst. En een vergoeding daarvoor krijgen dus ook niet
  • Een vergoeding krijgen wanneer je in jouw blog een boek over tuinieren aanprijst, is weer geen probleem. Wees hier wel transparant over
  • Het gebruiken van openbare informatie in jouw scriptie kan natuurlijk. Maar het is niet de bedoeling dat er bedrijfsgevoelige informatie wordt opgenomen die herleidbaar is naar a.s.r. of naar a.s.r.-collega’s. Voor scripties en andere stukken voor opleidingen gelden specifieke regels, vraag deze na bij Compliance.

De tijd van doen:

  1. Jij bent winnaar van deze quiz. Moet jij jouw prijs melden aan Compliance als incentive?
  2. Een klant van a.s.r. gaat een belegging doen, waarbij de klant ongetwijfeld geld gaat verliezen. Jij hebt er gelukkig verstand van en adviseert de klant een betere belegging te doen. Mag dit?
  3. Jij verricht naast werkzaamheden voor a.s.r. ook werkzaamheden voor een andere werkgever. Jij hebt daar (niet-publieke) informatie verkregen die a.s.r. kan behoeden voor grote verliezen. Mag jij deze informatie met a.s.r. delen?
  4. Wat jij op internet publiceert, is jouw persoonlijke mening. Dit valt onder de vrijheid van meningsuiting en die mag a.s.r. - ook als het a.s.r. raakt - niet inperken. Is deze stelling juist?

Quizzz

5. Je ziet de afgelopen maanden de beurskoersen stijgen, ook die van a.s.r. Als je denkt dat een belegging in a.s.r. een goede is, mag je dit dan met vrienden en familie delen? 6. Jij bent erg enthousiast over beleggen in bitcoins en weet er ook veel van. Daarom publiceer jij regelmatig artikelen over dit onderwerp in vakbladen. Daarin geef je aan dat beleggen in bitcoins een beter rendement geeft dan sparen. In de publicatie adviseer je 2 aanbieders. Mag dit?

Stuur jouw antwoorden met toelichting uiterlijk 15 mei op naar Danielle van de Giessen. Wij kijken niet alleen of je de vragen juist hebt beantwoord, maar ook naar de onderbouwing van de antwoorden. Onder de goede inzendingen wordt een leuke prijs verloot (uiteraard complianceproof’). Compliance officers zijn uitgesloten van deelname.

Uit de praktijk. Wat vind jij??

Een collega reageert op Twitter. De tweet -­ mogelijk niet bedoeld als ongepaste reactie -­ wordt als kwetsend en discriminerend ervaren door anderen. a.s.r. ontvangt vervolgens een mail van een klant met de vraag of a.s.r. hiermee geassocieerd wil worden en of de betreffende collega erop kan worden aangesproken dat deze met meer respect omgaat met mensen. In deze en vergelijkbare situaties zijn de betrokken medewerkers hierop aangesproken door a.s.r.

Wat vind jij van dit voorbeeld en die bij de do's en don’ts? Waarom zou a.s.r. jou hierop wel of niet mogen aanspreken? Wij zijn benieuwd naar je mening, stuur je reactie naar Daniëlle van de Giessen.