Teammanager Bert Besselsen over uitbesteding printdiensten
‘Apparatuur vervangen is niet meer lonend’
Door Martin Veldhuizen
7,5 miljoen enveloppen met daarin 30 miljoen afdrukken verzond Print Services dit jaar. Door de Digitale Agenda neemt het printvolume drastisch af, waardoor alle printdiensten per 1 april 2022 worden uitbesteed aan AddComm. ‘Ooit ging de verzending van een groot aantal documenten mis. Daar lag ik toen wel een tijdje wakker van’, zegt Bert Besselsen, teammanager van ‘de printstraat’.
Enorme hoeveelheden polissen, acceptgiro’s, groene kaarten, brieven en ander drukwerk rolden jarenlang uit de Utrechtse printers. Aan die situatie komt op 1 april een eind. Als het doel van de Digitale Agenda wordt gehaald is in 2023 90% van de klanten van a.s.r. een digitale klant. We verzenden dan naar verwachting 90% minder fysieke post en verbruiken 95% minder A4’tjes dan nu. Dat het printvolume drastisch afneemt is niet de enige reden dat de Utrechtse printstraat verdwijnt, vertelt Bert Besselsen. ‘Door nieuwe technologieën is onze printapparatuur aan vervanging toe, maar dat is niet meer lonend. Met een klein team zijn we ook te kwetsbaar om piekbelastingen op te vangen.’
140 miljoen afdrukken Het team Print Services verzendt documenten naar klanten en adviseurs die vanuit de administratiesystemen van de verschillende bedrijfsonderdelen worden aangeboden. Denk aan polissen, brieven, acceptgiro’s, groene kaarten en allerlei andere papieren. ‘Onze hoofdtaak is het printen, automatisch inpakken in enveloppen en aanbieden van de poststukken bij PostNL. Daarnaast verzorgen wij printopdrachten voor intern gebruik, zoals posters, presentaties, visitekaartjes en cursusboeken.’
In 2006 waren dat nog 140 miljoen afdrukken, die in 30 miljoen enveloppen hun weg vonden naar klanten en adviseurs. Dit jaar zijn die aantallen gedaald tot 30 miljoen afdrukken en 7,5 miljoen enveloppen. Werkten er 15 jaar geleden nog 34 medewerkers in het team, anno 2021 zijn dat er inclusief Bert slechts 5. De print- en reprodiensten gaan vanaf januari in fasen over naar AddComm. Het huidige Reproloket wordt vervangen door een gebruiksvriendelijk portaal waaruit geautoriseerde collega’s reproproducten kunnen bestellen. ‘AddComm levert de kwaliteit en flexibiliteit die a.s.r. nodig heeft. We kunnen meeliften op hun innovaties en als er extra personeel nodig is, kunnen zij veel makkelijker opschalen.'
Vlnr: Stefan, Bert en John
Mooie periode Zodra de overdracht is afgerond, wordt het team opgeheven. De medewerkers John Neslo, Stefan van der Marel, Rob Piket, en Jan van Vliet worden via Het Andere Plan begeleid naar functies binnen of buiten a.s.r. Bert, die sinds 2004 teammanager is van de printstraat, gaat per 1 juli 2022 met pensioen. Hij kijkt terug op een mooie periode. ‘Het was fijn om bij dit belangrijke werk betrokken te zijn. Vóór het digitale tijdperk was de brief die een klant vanuit de printstraat kreeg het eerste contact met a.s.r. nadat hij een nieuwe verzekering had gesloten. Die brief moest dus wel foutloos en compleet bij de juiste persoon aankomen. En vanaf 2015 is dat in het kader van de AVG nóg belangrijker geworden. Een datalek kan a.s.r. niet gebruiken.’ Vierogenprincipe Dat het door een menselijke fout ooit misging, is hij nog niet vergeten. ‘We stuurden van een pensioencontract een groot aantal documenten niet naar het hoofdkantoor van dat bedrijf, maar naar een van hun medewerkers. Ondanks ons vierogenprincipe ging de verzending fout en daar lag ik toen wel een tijdje wakker van. Gelukkig kon het contract wel behouden blijven.’