Schade levert megaprestatie met systeemconversie:
Ruim 1,8 miljoen polissen nu in één systeem
Vlnr: Eric, Johan en Patrick
Na de start eind 2014, werd eind november 2021 met de conversie van de portefeuille van Schade Zakelijk de laatste grote stap gezet naar één systeem voor alle verzekeringen van Schade. ‘En dat hebben niet veel verzekeraars’, meldt Eric van Ieperen trots. Samen met Johan Maas en Patrick Mulder vertelt hij meer over de overgang van meer dan 1,5 miljoen polissen in oude systemen naar één compleet nieuw systeem, met – door groei van de portefeuille – inmiddels 1,8 miljoen polissen!
Door Sandra Meijer
Wat is het belangrijkste resultaat voor het schadebedrijf? Eric: ‘Dat we de conversie Zakelijk hebben gedaan, zonder onderweg allerlei uitzonderingen en maatwerk toe te staan. Daarmee is de weg vrij om de komende weken en maanden de laatste oude systemen echt uit te gaan zetten.’ Wat was er nodig om dat te bereiken? Eric: ‘Vasthouden, volhouden en soms stevige discussies met de leverancier en de gebruikers, die daarin van begin tot eind echt goed meegedacht en meebewogen hebben.’ Patrick: ‘En ook goed communiceren en effectief samenwerken met collega’s van het schadebedrijf, het Betalingscentrum, Services, IT Operations, businesspartner Keylane van het Axon-systeem en diverse andere ketenpartners.’ Johan: ‘Ik voeg daar nog aan toe: focus op resultaat houden, doelen halen en constant elkaar scherp houden. Soms door stevige discussies te voeren, zoals Eric al zei, en als daardoor meningsverschillen ontstaan, gaat het ook om de balans vinden tussen geven en nemen.’ Wat heb jij als het meest ingewikkelde deel in het traject ervaren? Eric: ‘De toevoeging van de conversie Europeesche was lastig. De conversie van het mainframe van Schade Particulier en de polissen van de Europeesche moesten tegelijk. Als er in een van de twee iets niet goed was, hadden beide conversies daar last van. Dat was onhandig. Maar het moeilijkst was toch Zakelijk. Die businessprocessen zijn complexer, Axon had nog niet alle functionaliteiten daarvoor beschikbaar en ondertussen hadden we te maken met vaak oude data en allerlei uitzonderingen die we in het nieuwe systeem moesten krijgen.’
Johan: ‘Elke fase had zijn specifieke uitdagingen. In fase 1 – realiseren doelsysteem particulier – was heel veel nieuw voor a.s.r. We moesten als team veel leren en zorgen dat we de kennis direct konden toepassen. Schade Zakelijk was complex in zowel de producten, processen, ketens als de organisatie. En
Fase 1, particulieren (ebaotech): 335.000 polissen
Fase 2, particulieren (mainframe): 884.000 polissen
Fase 2, particulieren (Europeesche): 90.000 polissen
Fase 3, zakelijk: 380.000 polissen én 40.000 claims
Zakelijk is voor een groot deel ontwikkeld tijdens COVID. Dus veel werken vanuit huis, met een go-live in februari vanuit Teams! Het was fantastisch om te zien dat we ondanks deze beperkingen op koers bleven.’
Waar ben je het meest trots op? Eric: ‘De volharding van het hele team. Iedereen heeft de benen uit zijn lijf gelopen. ’s Avonds, ’s nachts, in het weekend. Daardoor hebben we nu als grote schadeverzekeraar onze hele administratie in één systeem. Dat kunnen er niet veel zeggen. En daardoor kan er in de komende jaren flink gas gegeven worden op nieuwe ontwikkelingen.’ Patrick: ‘Doorzettingsvermogen, betrokkenheid en oplossend vermogen van veel collega’s bij a.s.r. en bij Keylane. Gaaf om daar onderdeel van te zijn en het geeft energie voor nieuwe zaken.’ Johan: ‘Voor mij is dat het commitment van het hele team. Keylane, IT&C en businesscollega’s samen in het projectteam, maar ook veel collega’s die geholpen hebben. Bijvoorbeeld bij het testen en schonen van de data. Bij tegenslagen doorgaan en niet opgeven. Daarnaast de grote kennis en kunde in het team, we zijn altijd in staat geweest om voor de complexe uitdagingen een oplossing te vinden.’
Wat was het allerleukst? Eric: ‘Ik zal niet snel vergeten dat ik samen met Matthijs Limburg, toen projectleider Europeesche, in mijn slaapzak onder de palmbomen van de binnentuin op kantoor heb geslapen! En het feestje, waarbij niet iedereen meer helemaal goed op het podium kon blijven staan... Maar ook de vrijdag op kantoor afgelopen 19 november: gezien de noodzaak waren we met 100 man op Paars 2 en het was toch wel leuk om aan het begin van de avond het glas te kunnen heffen op een geslaagde conversie!’
Patrick: ‘Niet per se één typisch moment. Alle kleine “feestjes” omdat we er altijd in slaagden als iets niet goed ging, dat op te lossen. En dat we daar juist van leerden en samen beter werden.' Johan: ‘Er zijn vele leuke momenten geweest. Tijdens de conversie van de bijna 900.000 particuliere polissen uit het mainframe was er slechts een uitval van 32 polissen! Dat er toen zo weinig misging, dat was echt heel goed.’
'Uniek in de schadeverzekeringsmarkt’
Directeur Schade Robert van der Schaaf is ook zeer te spreken over Axon: ‘Met één ICT-systeem voor alle relaties, polissen en claims van schadeverzekeringen zijn we uniek in de schadeverzekeringsmarkt. Het nieuwe systeem stelt ons in staat om in de toekomst sneller te veranderen en onze dienstverlening te verbreden en verbeteren. Simultaan aan de (door)ontwikkeling van Axon is een nieuw data warehouse opgezet, waarin de data “near real time” instroomt en op deze manier directbeschikbaar is voor interne en externe stakeholders. Voor onze klanten betekent het dat we polissen sneller kunnen opmaken en data meteen beschikbaar zijn en ingezien kunnen worden. Positief voor adviseurs is onder meer dat zij meer premies zelf kunnen berekenen doordat we meer producten getarifeerd hebben in Cockpit. En voor alle partijen is er efficiencywinst en zijn er minder foutkansen omdat alle verzekeringen in één systeem worden geadministreerd.’