HR Update

HR in 2020: in de ban van COVID-19

Door Yanniek van Dooren

Een groot deel van 2020 stond voor HR in het teken van COVID-19. Want de coronamaatregelen en het thuiswerken brachten veel HR-vraagstukken met zich mee. Hoe houden we op afstand gevoel bij hoe het met medewerkers gaat? Hoe voeren we sollicitatiegesprekken en verwelkomen we nieuwe collega’s? Wat gebeurt er met (klassikale) trainingen en reiskosten vergoedingen en hoe blijven medewerkers gezond en in balans? Collega’s uit verschillende HR-disciplines delen hun ervaringen.

Jolanda Sappelli, directeur HR:

‘Luisteren naar medewerkers is belangrijker dan ooit’

‘De eerste weken van de coronatijd waren heel intens. We ervaarden zelf voor het eerst hoe het is om volledig thuis te werken en maakten beleid dat we gelijk in de praktijk konden brengen. Daar waar ik dacht dat ik op afstand minder verbinding zou voelen, was het gevoel van verbondenheid juist enorm. We gingen de uitdaging samen aan. Mede daardoor hebben we samen waanzinnig goede stappen gezet. De invoering van de Mood Monitor bijvoorbeeld. Die helpt leidinggevenden en medewerkers om de dialoog met elkaar aan te gaan over werken tijdens de coronapandemie en helpt ons bij het ontwikkelen van (HR­)beleid en opleidingsaanbod. En daar is niet alleen bij ons behoefte aan: ook buiten a.s.r. is er veel interesse in dit concept. We gaan de Mood Monitor zelfs samen met AOV aanbieden aan werkgevers! Luisteren naar medewerkers is nu belangrijker dan ooit, dus het is goed om te merken dat we op dit gebied een voorbeeld zijn voor andere bedrijven.’

‘Hallo, met HR...?’

De collega’s wisten in de periode van verplicht thuis-werken HR goed te vinden. Jeroen Stoffelsen, manager HR Operations: ‘We hebben veel vragen gekregen, telefonisch en via mail, met name over de uitbetaling van de reiskosten en thuiswerkfaciliteiten. Opvallend was ook het aantal vragen van nieuwe medewerkers. Je merkt dat die door het thuiswerken toch blijven zitten met vragen die ze anders aan collega’s in de buurt kunnen stellen.’

Jenny Schellekens, teammanager HR Communicatie

‘Ook vanuit huis geven we nieuwe collega’s een warm welkom’

‘Na de aankondiging dat we vanaf half maart volledig gingen thuiswerken, is er door collega’s van HR razendsnel geschakeld. Daardoor konden we begin april al de eerste digitale introductiedag voor nieuwe medewerkers houden en is er sinds augustus ook een digitale variant van de ceremonie eed of belofte. Die hebben we samen met Compliance ontwikkeld. Maar bij een goed indiensttredingsproces komt meer kijken. Collega’s moeten op tijd hun spullen ontvangen, het team en bedrijf leren kennen en hun werk onder de knie krijgen – allemaal op afstand. Dat is een hele uitdaging, voor zowel de leidinggevende als de nieuwe medewerker zelf. Daarom hebben we voor leidinggevenden tips opgesteld voor een goede onboarding en is het welkomstmagazine voor nieuwe medewerkers aangepast. Ook gebruiken we de feedback van nieuwe medewerkers om in te spelen op hun behoeften, zodat we nieuwe medewerkers ook vanuit hun huis een goed en warm welkom kunnen geven.’

Monique Groen, specialist Vitaliteit & Verzuim

‘Nog meer bezig met fysiek en mentaal fit blijven’

In de eerste week thuiswerken zagen we een explosie van het verzuim. Gelukkig nam dit snel af, mede door de extra regelvrijheid die a.s.r. bood. Ondertussen waren wij druk met de uitwerking van het coronaprotocol, dat inmiddels meerdere keren goed getest is. Daarnaast zijn we nu nog meer bezig met fysiek en mentaal fit blijven. Hoe zorgen we dat collega’s vitaal blijven en voorkomen we dat mensen uitvallen? Dat doen we bijvoorbeeld via het Inspiratieplein verbinding & vitaliteit op Infonet, de wekelijkse werkplek-workouts van High Five, tips voor gezond thuiswerken op het startscherm van je laptop en een toolkit voor leidinggevenden. Ook geven we collega’s met klachten de mogelijkheid een bureaustoel van a.s.r. te lenen.’

Marianne Hijman, adviseur Beleid & Strategie HR Development

‘Corona vraagt veel van onze wendbaarheid’

‘Corona was in 2020 bij ons bijna dagelijks onderwerp van gesprek. Hoelang duurt het nog en hoe kunnen we inspelen op de situatie? In het begin werden veel klassikale trainingen geannuleerd of uitgesteld. Tegelijkertijd keken we met onze leveranciers naar mogelijkheden om trainingen digitaal aan te bieden en waar nodig extra aanbod toe te voegen. Aan de hand van de resultaten van de Mood Monitor hebben we bijvoorbeeld de training “Mentaal fit vanuit huis” ontwikkeld. Ook de Development Programma’s en het Leiderschap Educatie programma zijn omgebouwd, zodat ze passen bij de huidige situatie en vanuit huis gevolgd kunnen worden. Corona vraagt veel van onze wendbaarheid. Maar het is mooi om te zien hoe we met verschillende disciplines samenwerken om medewerkers de juiste ondersteuning te bieden.’

Marguerite Barsingerhorn, recruiter

‘Je ziet meer de “echte” mens ‘

‘De eerste sollicitatiegesprekken op afstand waren best onwennig. Je ziet iemand niet aan komen lopen en krijgt geen handdruk, en de techniek heeft ons zeker in het begin parten gespeeld. Dan was een kandidaat ineens verdwenen, bleef het beeld stilstaan of hoorden we elkaar niet meer.

Maar het went supersnel en ik merk dat je in een videogesprek via Teams non-verbaal ook heel veel meekrijgt. Door iemand in zijn eigen veilige omgeving te spreken en niet in een formele setting op kantoor, zie je meer de “echte” mens.

Voor kandidaten is het soms lastig om een aanbod te accepteren zonder de werkplek of hun toekomstig leidinggevende live gezien te hebben. En ook voor managers is het fijn om minimaal één gesprek live te voeren. Hoe dit in de toekomst gaat, moeten we nog even afwachten. Maar voor nu is het fijn dat het online kan.’

Wieneke Veekamp, adviseur HR Arbeidszaken

'Situatie is uniek'

‘Bij verplicht thuiswerken komen verschillende arbeidsrechtelijke vraagstukken kijken. Bijvoorbeeld als het gaat om de combinatie zorg/werk, vakantie en verlof en reiskosten. Voor al die vraagstukken hebben we in de eerste weken van het thuiswerken in kaart gebracht wat er kan en mag en waar rekening mee gehouden moet worden. De situatie is zo uniek dat sommige zaken in het begin nog niet zo duidelijk waren, en toch moesten we snel met adviezen komen. Dat was af en toe best lastig, maar ook heel leuk. De juridische aspecten zijn natuurlijk belangrijk, maar ook hoe het in de praktijk leeft en welke cijfers erbij horen. Daarin vullen we elkaar binnen HR goed aan.’