a.s.r.-gedragscode, deel 2:
Geschenk of uitnodiging van relatie gekregen?
'Bedenk wat een achterliggend motief van de gever kan zijn'
Een fles wijn van een leverancier als bedankje voor het contract. Een relatie die jou uitnodigt voor een voetbalwedstrijd. Of omgekeerd: een cadeau voor een a.s.r.-relatie bij een jubileum. Wat je wel of niet kunt aannemen of geven, zou geen dilemma moeten zijn. Maar de praktijk is anders, weet Compliance. Paul Metsemakers: ‘Een incentive kan een manier zijn om jouw gedrag te beïnvloeden. Het aannemen of geven van een geschenk of uitnodiging kan ook leiden tot reputatieschade voor a.s.r.’
Door Sandra Meijer
Paul Metsemakers
Wat is eigenlijk een incentive?
‘Kort gezegd gaat het om het geven en krijgen van iets van waarde, waaraan geen rechten kunnen worden ontleend. Je ontvangt een chocoladeletter met Sinterklaas van een leverancier. Je krijgt een stappenteller cadeau of een fles wijn voor je aanwezigheid of samenwerking. Of je ontvangt een uitnodiging voor een seminar of kaartjes voor een voetbalwedstrijd als dank voor de goede samenwerking. Allemaal voorbeelden van incentives ontvangen door medewerkers.’
Maar het kan ook gaan om medewerkers die iets aan een relatie geven?
‘Zeker. In ons incentivebeleid gaan we hier ook op in. We doen zaken met onafhankelijke bemiddelaars, die het klantbelang voorop moeten stellen. Ook voor andere zakelijke partners is het belangrijk dat zij tot een onafhankelijk oordeel komen om met ons zaken te doen. Denk hierbij aan projectontwikkelaars bij Vastgoed of werkgevers die een groot pensioencontract willen sluiten. Dit oordeel mag niet beïnvloed worden door het geven van een incentive.’
Mag er dan helemaal niets worden gegeven?
‘Jawel, in zijn algemeenheid geldt dat relatie-geschenken met per jaar een gezamenlijke waarde tot maximaal 100 euro, zijn toegestaan. Denk bijvoorbeeld aan het incidenteel geven van kleine promotieartikelen of de bekende fles wijn als kerstgeschenk.’
En waar moeten medewerkers op letten bij ontvangst van een incentive?
‘De eerste vraag die je jezelf moet stellen is “kan ik mij na het ontvangen van de incentive nog onafhankelijk opstellen?” Bedenk wat achterliggende motieven kunnen zijn van de gever. De indruk kan – onbedoeld – worden gewekt dat jouw mening te beïnvloeden is of het kan worden opgevat als een stilzwijgende goedkeuring. En al vind jij dat je onafhankelijk blijft, het gaat er ook om of het door de klant of andere stakeholders als niet gepast wordt ervaren. Daarom vragen wij iedereen uiterst terughoudend te zijn met incentives.’
Aandacht voor gedragscode? In de vorige i.p. legden collega’s van Compliance uit waarom er een a.s.r.-gedragscode is. In dit artikel wordt dieper ingegaan op een van de basisprincipes van de gedragscode, namelijk het vermijden van belangenverstrengeling. Een belangrijk onderdeel daarvan is het aannemen of geven van incentives.
Waarom is die terughoudend zo van belang?
‘Incentives die buitensporig zijn – of door de buitenwereld zo kunnen worden ervaren – schaden niet alleen jouw integriteit maar kunnen ook de reputatie van a.s.r. schaden. Ons imago als een betrouwbare partner is van groot belang. Vanuit de politiek, de journalistiek en de juridische wereld wordt het doen en laten van verzekeraars nauwlettend gevolgd. Imagoschade kan dus snel ontstaan. Daarom moeten we elke vorm van belangenverstrengeling vermijden.’
En wat wordt van mij als medewerker verwacht?
‘Aan de hand van de uitgangspunten van het incentivebeleid ga je eerst zelf na of je een incentive kunt accepteren. Daarnaast is het devies: blijf altijd zelf nadenken. Ook al staat het misschien niet zo expliciet in het beleid omschreven, als het niet goed voelt, moet je het sowieso niet doen. Meld daarnaast een incentive – of je er nu een wilt geven of iets krijgt – altijd zo snel mogelijk bij Compliance. Ook als je de incentive niet aanneemt.’
Waarom is het belangrijk om incentives te melden bij Compliance?
‘We willen inzicht hebben in alle incentives. Wat zou een klant ervan vinden als meerdere a.s.r.-medewerkers naar eenzelfde congres gaan? Maar ook als je als medewerker toegangskaarten ontvangt voor een groot evenement, zoals bijvoorbeeld een Europese voetbalfinale? Kunnen wij dan nog garanderen dat wij onafhankelijk zijn?’
Wat doet Compliance met de meldingen?
‘Compliance monitort aan wie a.s.r. incentives geeft en van wie we ze krijgen. Meld ook een incentive die je niet aanneemt, daardoor krijgen wij een completer beeld. En daarmee kunnen we bijvoorbeeld ook signaleren als een incentive telkens van dezelfde leverancier komt of aan dezelfde medewerker wordt gegeven. Dan is de schijn van belangenverstrengeling aanwezig. In hoeverre kunnen wij dan nog aan klanten uitleggen dat het klantbelang voorop staat?
7 basisprincipes De gedragscode bestaat uit 7 basisprincipes:
- Wij houden ons aan de wet en aan brancheafspraken
- Wij respecteren elkaar en zorgen voor een veilige en professionele werkomgeving
- Wij zetten het klantbelang centraal en handelen eerlijk en verantwoord
- Wij gaan zorgvuldig om met bedrijfsmiddelen en (persoons)gegevens
- Wij gaan zakelijk en zorgvuldig om met (social) media, internet en e-mail
- Wij vermijden belangenverstrengeling
- Wij investeren in het milieu, de medewerkers en maatschappij
Afgewezen!
In 2019 ontving Compliance ongeveer 600 meldingen van ontvangen incentives en 6 van verstrekte incentives. Enkele voorbeelden.
De incentive: een diner in een sterrenrestaurant met zakenpartners zonder zakelijke aanleiding. Kaarten voor een Champions League wedstrijd of Roland-Garros. Toelichting: Sportwedstrijden in het buitenland zijn sowieso niet geoorloofd en incentives zonder zakelijke aanleiding ook niet. En ook al heeft het een zakelijke component, zijn luxe uitstapjes nodig? Je hoeft niet in een sterrenrestaurant te eten om met elkaar kennis te maken en hoeveel zaken krijg je gedaan terwijl je naar een Champions League wedstrijd kijkt? Twijfel je ergens over, vraag dan advies aan Compliance. Melden moet sowieso.
De incentive: tweedaagse training of seminar met diner en overnachting. Toelichting: Niet elke situatie is zwart of wit. Zelf blijven nadenken en het incentivebeleid erop naslaan is belangrijk als een incentive wel met je werk te maken heeft. Je professionele ontwikkeling kan belangrijk zijn, maar de vraag is of het aanbod niet wordt gedaan om je te beïnvloeden of op een later moment een gunst terug te verwachten. Stem daarom ook bij grijze gebieden vooraf af met Compliance.
De incentive: een fles wijn, een boek of stappenteller. Toelichting: Het is zeer gebruikelijk dat een relatie rond de feestdagen een fles wijn of iets dergelijks schenkt om de relatie te onderhouden. Hier kijken onze klanten in het algemeen niet vreemd van op. Vaak zijn deze incentives niet buitensporig en daarom in de meeste gevallen toegestaan. Wel blijft het belangrijk dat je ook deze incentives meldt bij Compliance. Zo houden zij zicht op de cadeaus die door onze relaties aan medewerkers worden gegeven en of dat past bij ons bedrijf, cultuur en missie.
