Maak kennis met JZ

‘Ik heb een overall blik’, begint Thomas Oremus nadat hij eerst een korte uitleg over de inrichting van de afdeling (zie kader) heeft gegeven. ‘Onderlinge kennisdeling tussen juristen maar ook met de andere collega’s is belangrijk en kan de teams bij elkaar brengen. Want vaak zijn er meerdere teams bij een project betrokken.’

Door Sandra Meijer

Geef eens een voorbeeld van zo’n gemeenschappelijk project.

‘Een heel bekende is natuurlijk de AVG, maar bijvoorbeeld de IDD is ook een heel belangrijke. De Insurance Distribution Directive is een Europese richtlijn over de distributie van verzekeringen, denk daarbij aan normen op gebied van transparantie en het productontwikkelingsproces. De IDD geldt voor verzekeraars en adviseurs. Hier hebben sowieso alle “productteams” mee te maken, en ook de JZ- en Complianceteams.’

Ik zie dat niet alle productlijnen bij JZ zijn ondergebracht.

‘Dat klopt. Er zitten ook nog juristen in de business, onder meer bij Schade, AOV, Vastgoed en Vermogensbeheer. Dat is eigenlijk historisch zo gegroeid. Het is natuurlijk handig als ze dicht bij de business zitten, dat schakelt snel. Voordeel van een centraal juristenteam is mogelijk iets meer onafhankelijkheid en het feit dat je elkaar wat makkelijker opzoekt. Waar de juristen ook zitten, we zorgen uiteraard wel voor samenhang met elkaar. We hebben onder meer elk kwartaal overleg met alle juristen en een jaarlijkse juristendag, maar ook tussendoor zoeken we elkaar zeker op voor de inhoud.’

‘Bij het team Leven, speelt het beleggingsdossier daar nog een grote rol?

‘Er lopen in dit dossier helaas nog steeds (individuele) procedures bij het Kifid en een paar zaken bij de rechter. Hoewel je er niet continu meer iets over hoort, is het wel een dossier waar we achter de schermen – samen met het Levenbedrijf – nog steeds druk mee zijn. Doel is altijd dat we er samen met de klant willen uitkomen.’

Een deel van het werk betreft dus ook ‘gewoon’ juridische dossiers?

Ja, we zijn met heel uiteenlopende onderwerpen bezig. Van een individuele klacht tot het bepalen van de juridische risico’s en ondersteuning bij een buy-out van een pensioenfonds, om maar iets te noemen. Of denk recent aan ondersteuning bij de overname van Loyalis. Daarbij komen veel juridische aspecten en vragen naar voren: welke informatie mag je bijvoorbeeld met elkaar delen als de overname nog niet definitief is? Dat is ook een van de dingen waarover wij adviseren.’

Klopt het dat veel mensen van je afdeling hier lang werken? Ik zie vaak ‘jubileumgebak’ staan.

‘Haha, is dat zo? Deels klopt het wel, maar die mensen met ervaring en kennis van de

historie van dit bedrijf zijn heel belangrijk. Bij bijvoorbeeld Leven en ook bij een aantal klachten gaat het over oude producten en dan is het erg fijn dat we die kennis nog binnen hebben. Verder hebben we de afgelopen periode twee trainees op de afdeling gehad, die nu inmiddels vast in het corporate team werken. Verjonging is geen doel op zich, maar een mooie mix van jong en oud is natuurlijk wel fijn. En bij die zogenaamde “ouderen” zie ik een enorm commitment een echt a.s.r.-hart, dat vind ik hartstikke mooi hoor.’

Hoe ben jij zelf bij a.s.r. gekomen?

‘Na ruim acht jaar bij een advocatenkantoor kwam de keuze of ik een partnertraject in wilde gaan of niet. Voor mij persoonlijk werd dat de keuze “niet” en heb ik met mijn toenmalige vriendin (en nu mijn vrouw) besloten een jaar te gaan rondreizen, midden in de crisistijd... Loskomen van alles. Daarna heb ik bij ING de splitsing van bank en verzekeraar begeleid, dat was eigenlijk mijn eerste echte rol als bedrijfsjurist. Na meerdere werkzaamheden daar, ook als leidinggevende van het corporate team, verhuisde het werk naar Den Haag. Ik woonde toen al in Zeist en a.s.r. stond toen – in 2015 – op het moment van privatisering. Een mooi moment dus om in te stappen.’

Wat vind je leuk aan het werk?

‘Een jurist houdt van regels en procedures. Het is leuk om die regels en procedures, die vaak complex zijn, inhoudelijk te doorgronden en vervolgens de vertaalslag te maken in niet-juristentaal, zodat anderen het ook begrijpen en liefst ook nog wat mee kunnen. Niet iedereen ziet die leuke kant. Bij een offsite van het senior management werd gevraagd met welke manager je weleens een dagje wilde ruilen, maar niemand wilde mij zijn.’

Hoe zie je de toekomst voor je?

‘De digitaliseringsslag speelt ook op ons vakgebied. Maar toch worden de meeste contracten met de hand ondertekend. En rechtbanken werken nog steeds met een fax! Dat elk land zijn eigen rechtssysteem heeft, werkt ook vertragend op veranderingen. Wanneer is wat dan waar geldig? Er wordt veel over gepraat, maar nog te weinig gedaan. Toch gaat die verdere digitalisering er op ons vakgebied ook wel komen, met uiteraard de nodige beveiligingen erop. Dat gaat ons zeker helpen in de efficiency van ons werk.’

Gebeurt er dan niets digitaal?

‘Zeker wel. Een goed voorbeeld is een tool die urendeclaraties van advocaten op regelniveau kan doorgronden en analyseren. Bij zaken waar een externe expert of advocaat ingeschakeld wordt, checken wij die en dat kost veel tijd. Die tool geeft aan – aan de hand van een analyse van soortgelijk werk – of dat een reëel aantal uren is. Zo kunnen we kijken of de declaratie terecht is of hoe het beter en in de toekomst goedkoper kan. Of dat het verstandiger is om dergelijke kennis zelf in huis te halen.’

Juridische Zaken bestaat uit 4 teams:

1. JZ: behandeling corporate zaken, zoals regelgeving vanuit toezichthouders en het

beheer van alle juridische entiteiten van a.s.r. Teammanager Maruschka Vernooij vertelt hier verderop in dit artikel meer over.

2. Team Leven: signaleren van wet- en regelgeving, het juridisch en fiscaal adviseren van de businesslines en Ardanta en het behandelen van klachten, geschillen en rechtszaken op het gebied van levensverzekeringen (waaronder uitvaartverzekeringen).

3. Team Pensioenen: grotendeels gelijk aan team Leven, maar dan op het gebied van pensioenen. Verder ook het ondersteunen van de businessline bij issues over de inhoud en uitvoering van pensioenregelingen.

4. Klachtenmanagement: zorgt voor uniform klachtenbeleid in hele organisatie en initieert en ondersteunt het proces van verbetering.

Wie Veiligheidszaken hoort, denkt in eerste instantie waarschijnlijk alleen aan fraude. Frank Taalman spreekt liever van niet-integer gedrag, waar frauduleus handelen een uitvloeisel van kan zijn. ‘Met niet-integer gedrag bedoel ik gedrag dat wij vanuit a.s.r.op basis van onze normen niet wenselijk vinden. Als jij een collega onheus bejegent is dat geen fraude, maar het is niet integer.’

'Wij kijken naar niet-integer gedrag van medewerkers, contractspartijen en adviseurs waar wij mee samenwerken. Deze afdeling is destijds ingericht om fraude te bestrijden en te voorkomen, maar inmiddels kijken wij naar alle niet-integere gedragingen die van invloed kunnen zijn op a.s.r. We werken daarbij nauw samen met Compliance. In algemene zin zou je kunnen zeggen dat Compliance medeverantwoordelijk is voor het opstellen van een aantal gedragsregels die bij a.s.r. van toepassing zijn. Handelingen of gedragingen die als een overschrijding van onze normen kunnen worden aangemerkt, worden door Veiligheidszaken op een onafhankelijke manier beoordeeld. Hierbij worden zowel de belangen van de medewerker, contractspartij of adviseur, als de belangen van a.s.r. gewogen. Wij stellen niet alleen onderzoek in naar mogelijk frauduleus handelen, maar ook bijvoorbeeld naar aanleiding van een klokkenluidermelding of naar overtredingen van de Regeling omgang met voorwetenschap en privétransacties in beleggingen. De uitkomsten van de onderzoeken worden door Veiligheidszaken als onderdeel van de afdeling Integriteit gerapporteerd aan de Raad van Bestuur.

Veiligheidszaken is ook een vraagbaak voor situaties waarbij collega’s niet direct weten hoe zij daar mee om moeten gaan. Omdat a.s.r. een afspiegeling vormt van onze samenleving kennen wij ook MeToo-achtige meldingen, die door Veiligheidszaken zeer serieus worden genomen. Er hoeft overigens niet altijd sprake te zijn van bewust niet-integer handelen. Belangrijk uitgangspunt is dat collega’s die zich onheus bejegend voelen door een andere collega, altijdin vertrouwen in gesprek kunnen bij Veiligheidszaken. Doelstelling in deze situaties is om de collega in de gelegenheid te stellen zijn of haar verhaal te doen en dat onafhankelijk te toetsen. Veiligheidszaken wil bijdragen aan een veilige werkomgeving. Uitgangspunt is dat we elkaar respecteren en daarbij hoort dat we elkaar ook moeten kunnen aanspreken, als daar aanleiding voor is.’

De afdeling Compliance bevordert en bewaakt een integere bedrijfsvoering bij a.s.r. en bewaakt haar reputatie. Zij onderhoudt de relatie met de toezichthouders. Maar de 14 compliance officers doen meer dan toezicht houden. Met het geven van advies en maken van beleid staan zij de bedrijfsonderdelen bij op gebieden als privacy, fraudebeleid en de implementatie van de richtlijn verzekeringsdistributie. ‘Je kunt een product maken dat voldoet aan alle eisen, maar vervolgens moet je ook naar het normenkader kijken en of het past wij wie we als verzekeraar willen zijn. Dat doet Compliance.’

'We hebben ook een ethicus op onze afdeling. Hij probeert via dilemmatrainingen het ethische bewustzijn binnen a.s.r. te verhogen. Hij heeft een heel andere mindset en kijkt bijvoorbeeld ook hoe ons MVO-beleid zich verhoudt tot onze producten. De meeste collega’s bij a.s.r. krijgen vooral met Compliance te maken als het gaat om incentives of nevenfuncties of pre-clearance voor aandelentransacties. Daar moeten we scherp op zijn. Stel, je krijgt van een leverancier de uitnodiging voor een reis naar Amerika omdat je daar het product beter zou leren kennen. Wij kijken dan in hoeverre dat nodig is en hoe het programma eruit ziet. Wellicht is het beter dat a.s.r. de reis betaalt en is het fun-aspect van de reis niet buitenproportioneel groot?

We hebben 14 compliance officers, die allemaal hun eigen businesslines en aandachtsgebieden hebben. Daarnaast hebben ze aanvullende rollen, zoals de coördinatie van de pre-clearance. En we zijn ook bij productontwikkeling betrokken. Waar Juridische Zaken vooral kijkt of een product aan de wettelijke eisen voldoet, kijken wij veel meer naar of het begrijpelijk voor de doelgroep is en past bij wie we als verzekeraar willen zijn. We hebben een zorgplicht richting klant, voldoen we daaraan? Waar de komende tijd onze grootste uitdagingen liggen? Er komt zoveel nieuwe wetgeving uit Europa. Dit heeft veel impact op je processen en de manier waarop je die moet inrichten. Hoe blijf je compliant in een wetgevingswereld die heel snel verandert?

Daarnaast zijn de overnames voor ons iedere keer een uitdaging. De nieuwe onderdelen, zoals recentelijk Generali en nu met Loyalis, hebben vaak een andere cultuur en andere producten. Die moeten wel geïntegreerd gaan worden in onze compliance-cultuur.’

Het werk in het team van Maruschka, zeven juristen (plus een vacature), kun je grofweg in drie hoofdgebieden scheiden: Fusies en overnames (M&A), regulatory en ondersteuning bij inkoop en uitbestedingscontracten. Met de recente overnames van a.s.r. en de toenemende wet- en regelgeving is er never a dull moment.

‘Bij M&A – mergers and acquisitions – zijn we verantwoordelijk voor de juridische advisering bij M&A-transacties. Zo stellen wij contracten op die nodig zijn bij een overname en zijn we betrokken bij de onderhandelingen over het

contract. Daarnaast zijn we verantwoordelijk voor het vennootschapsbeheer voor nieuwe en bestaande entiteiten. Gezien de recente overnames van a.s.r. hebben we het hier alleen al best druk mee. Bij ondersteuning van inkoop- en uitbestedingscontracten bieden wij de business en de inkoopafdeling van a.s.r. juridische ondersteuning bij alle strategische inkoopcontracten of bij contracten met bijzondere risico’s, zoals uitbestedingscontracten. Bij een uitbesteding

adviseren wij over het juridisch kader in de contracten. Dit vereist continue afstemming met diverse andere afdelingen, zoals Risk, Compliance en CIC.

Onder regulatory vallen werkzaamheden als het signaleren van nieuwe ontwikkelingen in toezicht, wet- en regelgeving. Kort gezegd de wetgeving waar de AFM en DNB toezicht op houden. Ook helpen wij met de implementatie van deze regels. Een voorbeeld hiervan is de nieuwe regelgeving voor beleggingsdienstverlening, Mifid II die begin 2018 in werking is getreden. Denk bijvoorbeeld aan de verplichting om te onderzoeken of bepaalde beleggingsproducten passend zijn voor de klant en het informeren over kosten en risico’s. Mifid II heeft gevolgen gehad voor onder andere Bank, Vastgoed en Vermogensbeheer. Andere voorbeelden van het werk zijn het bijhouden van de wetgeving die op ons als beursgenoteerde onderneming van toepassing is en het beoordelen welke vergunningen verplicht zijn. Op veel terreinen zien we een toename in de hoeveelheid toezichtwetgeving waaraan we moeten voldoen. Iemand moet dat bijhouden en kijken naar de impact. Dat doen wij.’